บทความแสดงความคิดเห็นล่าสุดที่วิพากษ์วิจารณ์การส่งอีเมลแบบยาวๆ และสนับสนุนให้ใช้การส่งข้อความแบบทันทีแทน ได้จุดประกายการโต้เถียงอย่างรุนแรงในหมู่ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี ความขัดแย้งนี้มีจุดศูนย์กลางอยู่ที่การเลือกใช้การสื่อสารในที่ทำงานและการปฏิบัติที่น่าหงุดหงิดของการส่งต่ออีเมลที่ซับซ้อนโดยมีบริบทเพียงเล็กน้อย
ชุมชนปกป้องการสื่อสารทางอีเมลอย่างแข็งขัน
ชุมชนเทคโนโลยีได้ปฏิเสธข้อเสนอแนะจากบทความต้นฉบับที่แนะนำให้เปลี่ยนจากการส่งอีเมลแบบยาวๆ มาใช้การส่งข้อความแบบทันทีแทนอย่างท่วมท้น ผู้เชี่ยวชาญหลายคนโต้แย้งว่าอีเมลให้ข้อได้เปรียบที่สำคัญซึ่งการส่งข้อความแบบทันทีไม่สามารถเทียบได้ อีเมลช่วยให้สามารถสื่อสารแบบอะซิงโครนัสได้โดยไม่มีแรงกดดันในการตอบกลับทันที มีความสามารถในการค้นหาข้อมูลการตัดสินใจในอดีตได้ดีกว่า และให้การตอบกลับที่มีความคิดรอบคอบและมีรูปแบบที่ดีกว่า
ผู้แสดงความเห็นคนหนึ่งได้เน้นถึงประโยชน์สำคัญ: คุณสามารถเห็นได้ว่าใครบ้างที่เคยมีส่วนร่วมในการสนทนาแล้ว - การเห็นเพื่อนร่วมทีมที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่บางคนพยายามหลีกเลี่ยงเพื่อนร่วมงานของคุณที่เคยบอกพวกเขาไปแล้วว่าไม่สามารถให้สิ่งที่พวกเขาขอได้
การเลือกใช้สื่อการสื่อสารตามกรณีการใช้งาน:
- อีเมล: งานที่ซับซ้อน ความต้องการด้านเอกสาร การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส
- เครื่องมือจัดทำเอกสาร ( Confluence , Word ): กระบวนการที่สามารถทำซ้ำได้ การตัดสินใจที่สำคัญ
- การส่งข้อความแบบทันที ( Teams , Slack ): การชี้แจงอย่างรวดเร็ว การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ
- การประชุม: การตัดสินใจที่ต้องการการอภิปรายและความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น
ปัญหาที่แท้จริง: มารยาทในการส่งอีเมลที่แย่
แทนที่จะประณามการส่งอีเมลแบบยาวๆ ทั้งหมด ผู้ตอบกลับส่วนใหญ่ระบุว่าปัญหาหลักคือการปฏิบัติในการสื่อสารที่แย่ ข้อความ ดูข้างล่าง ที่น่าหงุดหงิดโดยไม่มีบริบทแสดงถึงการสื่อสารแบบขี้เกียจที่ผลักภาระในการทำความเข้าใจไปให้ผู้รับ ผู้เชี่ยวชาญเน้นย้ำว่าเมื่อเพิ่มใครบางคนเข้าไปในอีเมลที่มีอยู่แล้ว ผู้ส่งควรให้สรุปสถานการณ์อย่างชัดเจนและอธิบายว่าทำไมจึงรวมบุคคลใหม่เข้ามาด้วย
แนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับการส่งอีเมลแบบเธรด:
- ให้บริบทเสมอเมื่อเพิ่มผู้รับใหม่
- สรุปสถานการณ์และอธิบายเหตุผลที่มีการเพิ่มบุคคลนั้นเข้ามา
- ระบุการดำเนินการหรือการตอบกลับที่คาดหวัง
- หลีกเลี่ยงการส่งต่อด้วยข้อความสั้น ๆ เช่น "ดูด้านล่าง" หรือข้อความคล้าย ๆ กัน
- ใช้หัวข้อที่ชัดเจนซึ่งสะท้อนถึงหัวข้อการสนทนาปัจจุบัน
IM สร้างปัญหาที่แตกต่างออกไป
ผู้วิพากษ์วิจารณ์แนวทางการส่งข้อความแบบทันทีชี้ให้เห็นว่าเครื่องมือ IM เช่น Slack และ Teams สร้างความท้าทายในการขุดค้นข้อมูลที่แตกต่างกัน ประวัติการแชทมักจะค้นหาและจัดระเบียบได้ยากกว่าอีเมลแบบยาวๆ นอกจากนี้ การส่งข้อความแบบทันทียังมีความคาดหวังในการตอบกลับทันทีซึ่งอาจรบกวนการทำงานที่ต้องใช้ความเข้มข้น ผู้เชี่ยวชาญหลายคนกล่าวว่าการตัดสินใจสำคัญที่ทำในแชทมักจะต้องมีการบันทึกไว้ในอีเมลอยู่ดีเพื่อการเก็บบันทึกที่เหมาะสม
การจัดทำเอกสารและบริบทมีความสำคัญ
การอภิปรายเผยให้เห็นว่าผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ให้ความสำคัญกับบริบทและการจัดทำเอกสารที่อีเมลแบบยาวๆ ให้ ผู้แสดงความเห็นหลายคนกล่าวถึงว่าอีเมลแบบยาวๆ เก่าๆ ได้ช่วยชีวิตพวกเขาในที่ทำงานโดยให้บริบทประวัติศาสตร์ที่สำคัญสำหรับการตัดสินใจและการอภิปราย คุณค่าในการเก็บถาวรนี้มักจะสูญหายไปในลักษณะการยิงไฟอย่างรวดเร็วของแพลตฟอร์มการส่งข้อความแบบทันที
การโต้เถียงนี้ในที่สุดได้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการเลือกเครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์ที่เหมาะสม โดยมารยาทที่เหมาะสมมีความสำคัญมากกว่าสื่อนั้นเอง
อ้างอิง: Please Don't Send See Below