การถกเถียงเรื่องประสิทธิผลของการประชุมได้เข้าสู่ระดับความรุนแรงใหม่ ขณะที่ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีแบ่งปันประสบการณ์เกี่ยวกับความท้าทายด้านประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน ในขณะที่หลายองค์กรยังคงดิ้นรนกับการประชุมมากเกินไปที่ใช้เวลาและทรัพยากรอย่างสิ้นเปลือง การสนทนาในชุมชนที่เติบโตขึ้นเผยให้เห็นความเป็นจริงที่ซับซ้อนเบื้องหลังสิ่งที่ทำให้การประชุมมีคุณค่าอย่างแท้จริง
การคำนวณต้นทุนการประชุม
- สูตร: จำนวนผู้เข้าร่วม × เวลา × อัตราค่าจ้างต่อชั่วโมง
- ช่วงทั่วไป: หลายพันยูโร/ดอลลาร์สหรัฐต่อการประชุมสำหรับกลุ่มขนาดใหญ่
- ตัวอย่าง Shopify: การติดตามต้นทุนทั่วทั้งองค์กรเผยให้เห็นตัวเลขที่ "น่าตกใจ" ทั่วทั้งบริษัท
ภาวะกลืนไม่เข้าคายไม่ออกของการถ่ายทอดความรู้
ชุมชนเทคโนโลยียังคงแบ่งแยกเรื่องการประชุมเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการแบ่งปันข้อมูลหรือไม่ ในขณะที่บางคนโต้แย้งว่าเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรควรเป็นวิธีหลักในการถ่ายทอดความรู้ ประสบการณ์จริงกลับบอกเล่าเรื่องราวที่แตกต่างออกไป นักพัฒนาหลายคนรายงานว่าการโทรผ่านวิดีโอแบบรวดเร็วมักจะแก้ปัญหาทางเทคนิคที่ซับซ้อนได้เร็วกว่าการแลกเปลี่ยนข้อความยาวๆ ในแพลตฟอร์มแชทอย่าง Slack
ขนาดของทีมดูเหมือนจะเป็นปัจจัยสำคัญ ทีมเล็กที่เคลื่อนไหวเร็วได้รับประโยชน์อย่างมากจากการสื่อสารด้วยวาจาแบบทันที ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่ต้องการแนวทางที่มีโครงสร้างและใช้ข้อความเป็นฐานมากกว่าเพื่อหลีกเลี่ยงความวุ่นวาย สิ่งนี้สร้างความตึงเครียดตามธรรมชาติระหว่างความเร็วและความสามารถในการขยายขนาดที่หลายบริษัทพยายามดิ้นรนเพื่อสร้างสมดุล
การค้นหาข้อมูลที่คงทน
ความท้าทายที่สำคัญเกิดขึ้นเมื่อพยายามเก็บรักษาการสนทนาในการประชุมไว้เพื่ออ้างอิงในอนาคต ในขณะที่แพลตฟอร์มแชทอย่าง Slack เก็บบทสนทนาไว้ การค้นหาข้อมูลทางเทคนิคเฉพาะเจาะจงหลังจากผ่านไปหลายเดือนกลับพิสูจน์ให้เห็นว่าน่าหงุดหงิดสำหรับผู้ใช้หลายคน ทีมบางทีมประสบความสำเร็จกับช่องทางเฉพาะสำหรับหัวข้อต่างๆ แต่ประสิทธิผลแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรและวินัย
ผมได้พลิกแพลงเรื่องนี้และตอนนี้เขียน 'เอกสารที่ผมต้องการให้มอบให้' ซึ่งย่อให้เหลือเพียงหนึ่งหรือสองหน้าที่มีเพียงเส้นทางเครือข่าย ชื่อ DNS ชื่อบัญชีบริการ ชื่อ Git repo เครื่องมือที่จำเป็นต้องติดตั้ง ฯลฯ...
แนวทางที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดดูเหมือนจะรวมทั้งสองวิธี - ใช้การประชุมสำหรับการแก้ปัญหาทันที ในขณะที่ให้แน่ใจว่าการตัดสินใจสำคัญและรายละเอียดทางเทคนิคถูกจับภาพไว้ในรูปแบบที่ค้นหาได้และถาวร
ความเป็นจริงของพลวัตอำนาจ
บางทีการสนทนาที่ซื่อสัตย์ที่สุดจะมุ่งเน้นไปที่ด้านการเมืองของวัฒนธรรมการประชุม ในขณะที่นักพัฒนาระดับจูเนียร์อาจเข้าใจหลักการของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ พวกเขามักขาดอำนาจในการปฏิเสธการประชุมที่จัดไม่ดีกับผู้บริหารระดับสูง สิ่งนี้สร้างช่องว่างระหว่างการปฏิบัติการประชุมในอุดมคติกับความเป็นจริงในที่ทำงาน
ชุมชนยอมรับว่าสำหรับผู้จัดการและพนักงานระดับสูง การประชุมมีจุดประสงค์เพิ่มเติมนอกเหนือจากการแบ่งปันข้อมูล - ช่วยรักษาความสามัคคีของทีม ประเมินสุขภาพของโครงการ และนำทางการเมืององค์กร ผลประโยชน์ทางอ้อมเหล่านี้วัดได้ยาก แต่ยังคงสำคัญสำหรับพลวัตของทีม
บทบาทและความรับผิดชอบในการประชุม
ข้อกำหนดสำหรับผู้จัดการประชุม
- จัดเตรียมวาระการประชุมพร้อมประมาณการเวลา
- ระบุให้ชัดเจนหากจะมีการตัดสินใจ
- ให้แน่ใจว่ามีการจดรายงานการประชุม
- มอบหมายผู้ดำเนินการประชุมเพื่อจัดการเวลาและหัวข้อ
- จบการประชุมตรงเวลา
ความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมประชุม
- หากตอบรับ: เตรียมตัวให้พร้อม มีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน เคารพผู้ดำเนินการประชุม
- หากปฏิเสธ: อ่านรายงานการประชุม เข้าใจว่าจะมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจอย่างจำกัด
ความท้าทายในการนำไปปฏิบัติ
แม้เมื่อองค์กรพยายามสร้างวัฒนธรรมการประชุมที่ดีขึ้น การบังคับใช้ยังคงไม่สม่ำเสมอ บริษัทบางแห่งได้นำนโยบายที่ต้องมีวาระการประชุมและจำกัดระยะเวลาการประชุม แต่ความสำเร็จขึ้นอยู่กับความมุ่งมั่นของผู้นำและการยอมรับทางวัฒนธรรมจากทุกระดับอย่างมาก
โซลูชันที่ใช้ได้จริงมากที่สุดดูเหมือนจะมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ ที่เพิ่มขึ้นเป็นลำดับมากกว่าการปรับปรุงใหม่ทั้งหมด ทีมที่ปรับปรุงวัฒนธรรมการประชุมได้สำเร็จมักจะเริ่มต้นด้วยข้อกำหนดพื้นฐานอย่างวาระการประชุมและรายงานการประชุมก่อนที่จะก้าวไปสู่การปฏิบัติที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การเข้าร่วมแบบเลือกได้และการกำหนดกรอบเวลาสำหรับการสนทนา
การสนทนาที่ดำเนินต่อไปเผยให้เห็นว่าในขณะที่หลักการของการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นที่เข้าใจกันดี การนำไปปฏิบัติต้องการการจัดการกับพลวัตองค์กรและโครงสร้างอำนาจที่ลึกซึ้งกว่าซึ่งขยายไปไกลเกินกว่าการปฏิบัติการจัดตารางเวลาแบบง่ายๆ
อ้างอิง: The ultimate meeting culture